Los códigos QR son una serie de píxeles en blanco y negro dispuestos en una cuadrícula. Estos códigos de barras 2D almacenan información que los teléfonos inteligentes y las aplicaciones de escaneo de códigos QR pueden leer. Debido a que los códigos QR son versátiles y fáciles de usar, las empresas y las aplicaciones de marketing los utilizan con frecuencia.
Pueden almacenar diferentes tipos de datos, incluidos URLs de sitios web, textos, información de contacto y documentos descargables, lo que los convierte en una excelente manera de mejorar la eficiencia; estos códigos QR dirigen a los usuarios a la información que almacenan cuando se escanean con teléfonos inteligentes o un escáner de código de barras.
El proceso implica usar una cámara para capturar la imagen del código de barras y luego esperar a que se cargue el contenido codificado adjunto a él. Debido a que los códigos QR son sencillos, se utilizan en muchas industrias, como la educación, la salud, la publicidad e incluso las ventas.
Elegir el tipo de código QR adecuado
Los códigos QR vienen en dos tipos principales: estáticos y dinámicos. Lo que generes con los códigos QR tiene una gran importancia a la hora de elegir el tipo que deseas. Ya sea que estés compartiendo tu información de contacto, el enlace de tu sitio web, los detalles de un evento o un caso de uso único, todos estos aspectos son importantes, y necesitas entender qué código funciona mejor.
Códigos QR estáticos
Cuando creas códigos QR válidos para un solo uso o con contenido que puedes cambiar, estos pertenecen al tipo estático.
Los códigos QR estáticos son útiles para información incrustada que no requiere actualizaciones, como direcciones de correo electrónico o promociones de un solo uso. Contienen información que debe ser accesible sin que la fuente tenga conexión a internet o un enlace actualizable.
El período de validez de estos QR los hace ideales para compartir manuales de instalación, contraseñas de Wi-Fi e información de productos. Sin embargo, los códigos QR estáticos no son adecuados para compartir documentos que necesiten ser editados o actualizados con frecuencia.
Códigos QR dinámicos
Por otro lado, los códigos QR dinámicos son flexibles. Puedes editar la información vinculada sin necesidad de generar un nuevo código QR. Después de varios escaneos del código QR, puedes cambiar la información dentro del enlace y estar seguro de que se actualizará en el dispositivo de smartphone o escáner que ya lo haya visualizado. Esta característica hace que los códigos QR dinámicos sean especialmente valiosos para compartir documentos, ya que puedes actualizar el archivo o el enlace según sea necesario sin crear un nuevo código QR.
¿Cuál es el mejor para incrustar tus documentos?
Cuando necesitas incrustar documentos, debes poder reemplazar fácilmente documentos desactualizados o eliminar datos irrelevantes. Los códigos de barras dinámicos facilitan la creación de documentos incrustados. Con los códigos QR generados dinámicamente, puedes:
- Rastrear métricas, como la frecuencia con la que se ha escaneado el QR y desde qué ubicación.
- Optimizar para ajustes futuros sin necesidad de volver a imprimir el código de barras.
Usar un servicio confiable como ViralQR.com asegura que puedas generar códigos QR personalizados dinámicos, editables y rastreables para negocios y marketing.
Cómo crear un código QR de un documento
Los escaneos de códigos QR facilitan el acceso a los documentos. Puedes convertir tus archivos de documentos en códigos de barras 2D y compartirlos fácilmente con colegas para optimizar el espacio y los recursos de datos. Además, es muy fácil hacer esto. Para convertir tu documento en un código QR escaneable, primero debes:
Paso 1: Elige un generador de códigos QR confiable
Existen muchas plataformas en línea para generar códigos QR. Debes seleccionar una plataforma que pueda generar códigos QR estáticos y dinámicos al momento de elegir. Después de decidir el formato, debes crear un enlace compartible al documento.
Paso 2: Sube tu documento
El formato del documento depende en gran medida de su propósito y cuándo lo vas a usar. Si necesitas un documento editable para compartir con colegas, un enlace de archivo .docx es tu mejor opción. También puedes usar archivos PDF para manuales, documentos no editables, JPEG, PNG, y demás para imágenes. El siguiente paso es subir el documento a una ubicación segura en línea, como almacenamiento en la nube o tu sitio web.
Paso 3: Genera el código QR
- Abre tu herramienta generadora de códigos QR.
- Selecciona “Tipo de código QR” para mayor flexibilidad o “Estático” si deseas contenido rígido.
- Luego, pega la URL del documento.
- Finalmente, selecciona “Generar” para crear tu nuevo código QR.
Paso 4: Prueba el código QR
Es esencial asegurarse de que el código QR generado esté funcionando correctamente. Puedes usar la función de escaneo de códigos QR de tu smartphone o una aplicación de escáner. Necesitas responder preguntas como: “¿El enlace muestra el documento correcto y funciona como se espera?” Los códigos QR para PDF pueden ser estáticos o dinámicos, así que debes probar para asegurarte de no usar un código estático para un PDF dinámico.
Alternativamente, si prefieres el camino largo, puedes crear un código QR con tu navegador o una extensión de hoja de cálculo siguiendo estos pasos:
Crear códigos QR con tu navegador o aplicación de hoja de cálculo
El primer navegador que puedes usar es Google Chrome. Para crear códigos QR con Chrome, primero necesitas:
- Navegar hasta la página que deseas compartir en Chrome.
- En la esquina superior derecha del navegador, haz clic en los tres puntos.
- Elige “Transmitir”, luego guarda y distribuye.
- Selecciona “Crear código QR”.
- Para guardar el código QR en tu computadora, selecciona “Descargar”.
Edge de Microsoft
- Selecciona la página que deseas compartir.
- Haz clic derecho en una sección en blanco de la página.
- Elige “Crear un código QR para esta página web”.
- La matriz de respuesta rápida se puede descargar como un archivo PNG o compartir como un enlace.
Excel, PowerPoint o Microsoft Word
- Navega hasta Complementos.
- Busca “qr”.
- Elige una extensión, como QR4 Office.
- Después de seleccionar “Agregar”, selecciona “Continuar”.
Personalizar y editar tu código QR
Al crear un código QR personalizado, puedes cambiar tres aspectos importantes: su diseño, destino y contenido. Los diseños únicos y los elementos de marca hacen que los códigos QR personalizados se destaquen y mejoren el compromiso. También se pueden personalizar las matrices de QR existentes para adaptarse a necesidades específicas.
En cuanto al diseño de códigos QR, puedes cambiar todo, desde el color hasta la forma y los patrones apenas visibles. En el diseño, debes considerar el fondo y el tamaño para facilitar el escaneo de la imagen. También puedes personalizarlo para que:
- La paleta de colores coincida con tu marca.
- Haya un logotipo o imagen en el centro del código QR.
- La forma del borde de la imagen tenga un aspecto moderno.
Para los códigos QR dinámicos, siempre puedes editarlos después de haber sido creados y personalizarlos cuando lo desees.
Si necesitas reemplazar el documento vinculado o actualizar su ubicación, puedes iniciar sesión en tu cuenta del generador de códigos QR y ajustarlo según sea necesario. Esta función garantiza que tus códigos QR permanezcan válidos y actualizados.
Maneras efectivas de usar códigos QR para documentos
Cuando necesites simplificar el intercambio de documentos en diferentes escenarios, las matrices QR pueden ser útiles para hacer que el proceso sea más fácil. Estos códigos son útiles en varias partes de la industria y pueden aplicarse a:
Presentaciones de negocios
Al hacer presentaciones de negocios, las presentaciones de diapositivas se pueden incrustar en códigos QR para permitir que los participantes accedan a informes detallados y materiales adicionales para una distribución sin problemas. Solo necesitan escanear el código y podrán acceder a los documentos necesarios para comprender mejor los datos esenciales.
Atención médica
Los hospitales utilizan códigos de barras 2D escaneados para dar a los pacientes formularios que les permiten acceder a sus datos y facilitar su atención. También adjuntan códigos QR dinámicos a los pacientes con dispositivos portátiles para que el personal de emergencia pueda acceder a sus signos vitales y registros médicos cuando sea necesario.
Campañas de marketing
Los volantes y folletos están vinculados a códigos QR dinámicos para dar acceso a los clientes potenciales a catálogos de productos o materiales promocionales. Las marcas de cuidado de la piel, los productores de bebidas y los fabricantes utilizan este enfoque para eliminar la necesidad de contenido impreso voluminoso, promoviendo así un marketing ecológico y llevando sus productos a una audiencia más amplia.
Educación
Con el aprendizaje en línea convirtiéndose rápidamente en una constante en las escuelas, las matrices QR han facilitado que los educadores compartan notas de clases, tareas o materiales de lectura adicionales con los estudiantes. Pueden incrustarlos en folletos o portales en línea. Los códigos QR también se utilizan en las bibliotecas, brindando acceso a los catálogos y mostrando la disponibilidad de los libros.
Bienes raíces
En bienes raíces, distribuir listados de propiedades detallados a través de códigos escaneables facilita que los agentes distribuyan sus códigos a varios clientes y actualicen los listados regularmente. Las matrices QR también pueden enlazar a recorridos virtuales de casas y sitios web de agentes inmobiliarios para fomentar el compromiso.
Problemas comunes con los códigos QR y cómo solucionarlos
Aunque los códigos QR son fáciles de usar, a veces es necesario solucionar problemas debido a que se presentan dificultades que afectan su funcionalidad. Estos problemas pueden variar desde códigos borrosos hasta colores invertidos y problemas de colocación. Los problemas más comunes con los códigos QR y cómo solucionarlos son:
Archivos de imagen de código QR de baja calidad
Si la resolución del código QR es baja, es posible que no se escanee correctamente. Por lo tanto, siempre debes descargar imágenes de códigos QR de alta calidad para imprimir y compartir. Alternativamente, puedes usar software para aumentar la resolución de la imagen de tu código.
Colocación inadecuada
Cuando colocas códigos QR para escanear, debes utilizar una superficie plana y sin obstrucciones para asegurar que las partes escaneables sean visibles. Cuando colocas códigos QR en superficies curvas o desiguales, el escaneo puede ser complejo y es probable que se generen errores.
Falta de pruebas
Cuando los códigos no se prueban antes de ser distribuidos, los usuarios se frustran cuando no funcionan al ser escaneados. Para estar seguro, prueba tus matrices QR en múltiples dispositivos antes de distribuirlas. Además, sería útil que otras personas las prueben como usuarios de prueba y usen diferentes modelos de dispositivos que intentes escanear.
Las pruebas también ayudan a responder la pregunta “¿Puede mi smartphone escanear códigos QR?” y te permite informar a los usuarios si su dispositivo podría ser incompatible de antemano.
Inversión de color
Invertir los colores de un código QR lo hace ineficaz. Las imágenes de QR con fondos oscuros a veces no se escanean. Para evitar este error, es mejor usar la característica estándar de fondo claro con líneas oscuras para un código QR. Puedes insertar el logotipo de tu marca con fines de marketing en lugar de cambiar los fondos y los colores para adaptarlos a tu negocio.
Enlaces rotos
Los códigos QR estáticos se vuelven inútiles cuando sus enlaces se rompen. Para los enlaces que necesitas actualizar constantemente, asegúrate de usar códigos QR dinámicos y pruébalos para asegurarte de que siguen funcionando después de actualizar el enlace.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear un código QR de un documento?
Usando herramientas como ViralQR.com, puedes crear fácilmente códigos QR para documentos. Si actualizas constantemente tus documentos o eliminas características, usa una matriz QR dinámica para mejor accesibilidad.
¿Cómo puedo crear un código QR de un documento PDF de forma gratuita?
Para crear un código QR gratuito para un PDF, necesitas obtener una cuenta pro de un buen generador de códigos QR, convertir el documento PDF en un archivo vinculable y usar un código QR dinámico para que, si el enlace se actualiza o se rompe, no afecte a tu código QR. Puedes crear códigos QR gratuitos en la web o en tu PC.
¿Cómo convierto un archivo en un código QR?
Para convertir un archivo en un código QR, necesitas cargarlo en un almacenamiento en la nube y vincularlo a un código QR generado por un generador de códigos.
¿Cómo añado un código QR a un documento de Word?
Asegúrate de tener una imagen de código QR de alta resolución, luego insértala en un documento de Word. Incorpora la imagen en el documento y ¡voilà! Tienes un código QR en tu documento de Word.
Conclusión
Crear códigos QR hace que tus archivos sean fácilmente accesibles y simplifica el intercambio de información. Antes de crear una matriz QR, debes asegurarte de conocer su uso, con qué frecuencia se actualizará (o si alguna vez se actualizará) y qué tipo de archivo es. Luego, elige entre códigos QR estáticos y dinámicos para tu documento.
Recuerda que los códigos QR estáticos no pueden actualizarse una vez que han sido creados, y si actualizas el enlace, el código de barras estático dejará de funcionar. En cuanto a los códigos dinámicos, puedes actualizarlos constantemente y cambiar la información dentro de ellos para adaptarlos a tus propósitos.
Las pruebas y la colocación adecuadas pueden asegurar que tus códigos QR siempre estén funcionales y accesibles. ¡Comienza a crear tus códigos QR hoy mismo y podrás hacer que el intercambio de documentos sea pan comido!
