Les codes QR (Quick Response) sont une série de pixels noirs et blancs disposés en une grille. Ces codes-barres 2D stockent des informations que les smartphones et les applications de lecteur de codes QR peuvent lire. En raison de leur polyvalence et de leur facilité d’utilisation, les entreprises et les applications marketing les utilisent souvent.
Ils peuvent stocker différents types de données, notamment des URLs de sites web, des textes, des informations de contact et des documents téléchargeables, ce qui en fait un excellent moyen d’améliorer l’efficacité ; ces codes QR dirigent les utilisateurs vers les informations qu’ils contiennent lorsqu’ils sont scannés avec un smartphone ou un lecteur de codes-barres.
Le processus consiste à utiliser une caméra pour capturer l’image du code-barres, puis à attendre qu’il charge le contenu encodé qui y est associé. En raison de leur simplicité, les codes QR sont utilisés dans de nombreux secteurs, tels que l’éducation, la santé, la publicité et même les ventes.
Choisir le bon type de code QR
Les codes QR existent en deux principaux types : statique et dynamique. Ce pour quoi vous générez des codes QR a une grande importance lorsqu’il s’agit de choisir le type que vous souhaitez. Que vous partagiez vos informations de contact, un lien vers un site web, des détails d’événement ou un cas d’utilisation unique, tous ces éléments sont importants, et vous devez comprendre quel code fonctionne le mieux.
Codes QR statiques
Lorsque vous créez des codes QR valables pour une utilisation unique ou contenant du contenu que vous pouvez modifier, ils relèvent du type statique.
Les codes QR statiques sont utiles pour les informations intégrées qui ne nécessitent pas de mises à jour, comme les adresses e-mail ou les promotions à usage unique. Ils contiennent des informations qui doivent être accessibles sans que la source ait besoin d’une connexion Internet ou d’un lien mis à jour.
La période de validité de ces QR les rend idéaux pour partager des manuels d’installation, des mots de passe Wi-Fi et des informations sur les produits. Cependant, les codes QR statiques ne conviennent pas pour partager des documents qui nécessitent des modifications ou des mises à jour fréquentes.
Codes QR dynamiques
Les codes QR dynamiques, en revanche, sont flexibles. Vous pouvez modifier les informations liées sans générer un nouveau code QR. Après plusieurs scans de QR codes, vous pouvez changer les informations dans le lien et être sûr qu’elles seront mises à jour sur le smartphone ou le dispositif de lecture qui l’a déjà scanné. Cette fonctionnalité rend les codes QR dynamiques particulièrement précieux pour partager des documents, car vous pouvez mettre à jour le fichier ou le lien selon les besoins sans créer un nouveau QR.
Quel est le meilleur pour intégrer vos documents ?
Lorsque vous devez intégrer des documents, vous devez pouvoir remplacer facilement les documents obsolètes ou supprimer les données non pertinentes. Les codes-barres dynamiques facilitent la création de documents intégrés. Avec des codes QR générés dynamiquement, vous pouvez :
- Suivre des indicateurs, comme la fréquence de scan du QR et sa localisation.
- Optimiser pour de futurs ajustements sans avoir à réimprimer le code-barres.
L’utilisation d’un service fiable comme ViralQR.com garantit que vous pouvez générer des codes QR personnalisés dynamiques, modifiables et traçables pour les entreprises et le marketing.
Comment créer un code QR pour un document
Les scans de codes QR facilitent l’accès aux documents. Vous pouvez convertir vos fichiers de documents en codes-barres 2D et les partager facilement avec vos collègues pour optimiser l’espace et les ressources de données. C’est également facile à réaliser. Pour convertir votre document en un code scannable, vous devez d’abord :
Étape 1 : Choisir un générateur de code QR fiable
Il existe de nombreuses plateformes en ligne pour générer des codes QR. Vous devez choisir une plateforme capable de générer des codes QR statiques et dynamiques. Après avoir choisi le format, vous devez créer un lien partageable vers le document.
Étape 2 : Téléchargez votre document
Le format du document dépend largement de son objectif et de son utilisation. Si vous avez besoin d’un document modifiable à partager avec des collègues, un lien vers un fichier .docx est le meilleur choix. Vous pouvez également utiliser des fichiers PDF pour des manuels, des documents non modifiables, des images au format JPEG, PNG, etc. L’étape suivante consiste à télécharger le document dans un emplacement en ligne sécurisé, comme un stockage dans le cloud ou votre site web.
Étape 3 : Générez le code QR
- Ouvrez votre outil de génération de code QR.
- Sélectionnez « Type de code QR » pour une flexibilité maximale ou « Statique » si vous souhaitez un contenu fixe.
- Ensuite, collez l’URL du document.
- Enfin, sélectionnez « Générer » pour créer votre nouveau code QR.
Étape 4 : Testez le code QR
Il est essentiel de s’assurer que le code QR généré fonctionne. Vous pouvez utiliser la fonction de scanner de code QR de votre smartphone ou une application de scanner. Vous devez répondre à des questions telles que : « Le lien affiche-t-il le bon document, et fonctionne-t-il comme prévu ? » Les codes QR pour les PDF peuvent être statiques ou dynamiques, il est donc important de tester pour s’assurer de ne pas utiliser un code statique pour un PDF dynamique.
Sinon, si vous préférez la méthode longue, vous pouvez créer un code QR avec votre navigateur ou un module complémentaire de feuille de calcul en suivant les étapes suivantes :
Créer des codes QR avec votre navigateur ou une application de feuille de calcul
Le premier navigateur que vous pouvez utiliser est Google Chrome. Pour créer des codes QR avec Chrome, vous devez d’abord :
- Accédez à la page que vous souhaitez partager dans Chrome.
- Dans le coin supérieur droit du navigateur, cliquez sur les trois points.
- Choisissez « Cast », puis enregistrez et distribuez.
- Sélectionnez « Créer un code QR ».
- Pour enregistrer le code QR sur votre ordinateur, choisissez « Télécharger ».
Edge de Microsoft
- Sélectionnez la page que vous souhaitez partager.
- Sélectionnez une section vide de la page avec un clic droit.
- Choisissez « Créer un code QR pour cette page web ».
- La matrice de réponse rapide peut être téléchargée au format PNG ou partagée sous forme de lien.
Excel, PowerPoint ou Microsoft Word
- Accédez aux modules complémentaires.
- Recherchez « qr ».
- Choisissez un module complémentaire, comme QR4 Office.
- Après avoir sélectionné Ajouter, cliquez sur Continuer.
Personnaliser et modifier votre code QR
Lorsque vous créez un code QR personnalisé, vous pouvez modifier trois éléments importants : son design, sa destination et son contenu. Des designs uniques et des éléments de branding permettent aux codes QR personnalisés de se démarquer et d’améliorer l’engagement. Les matrices de QR existantes peuvent également être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques.
Concernant les designs de codes QR, vous pouvez modifier tout, de la couleur à la forme en passant par les motifs à peine visibles. En matière de design, vous devez tenir compte de l’arrière-plan et de la taille pour rendre l’image plus facile à scanner. Vous pouvez également personnaliser le code QR afin que :
- Le schéma de couleurs corresponde à votre marque.
- Un logo ou une image soit placé au centre du code QR.
- La forme du bord de l’image ait un aspect moderne.
Pour les codes QR dynamiques, vous pouvez toujours les modifier après leur création et les personnaliser à tout moment.
Si vous devez remplacer le document lié ou mettre à jour son emplacement, vous pouvez vous connecter à votre compte de générateur de code QR et l’ajuster selon vos besoins. Cette fonctionnalité garantit que vos codes QR restent valides et à jour.
Façons efficaces d’utiliser les codes QR pour les documents
Lorsque vous devez simplifier le partage de documents dans diverses situations, les matrices QR peuvent être utiles pour rendre le processus plus facile. Ces codes sont utiles dans plusieurs secteurs et peuvent être appliqués à :
Présentations d’entreprise
Lors des présentations d’entreprise, des diaporamas peuvent être intégrés dans des codes QR pour permettre aux participants d’accéder à des rapports détaillés et à des documents supplémentaires pour un partage fluide. Ils n’ont qu’à scanner le code et pourront accéder aux documents nécessaires pour mieux comprendre les données essentielles.
Soins de santé
Les hôpitaux utilisent des codes-barres 2D scannés pour fournir aux patients des formulaires leur permettant d’accéder à leurs données et de faciliter leur prise en charge. Ils attachent également des codes QR dynamiques aux patients portant des dispositifs connectés pour permettre au personnel d’urgence d’accéder à leurs signes vitaux et dossiers médicaux lorsque cela est nécessaire.
Campagnes marketing
Les flyers et brochures sont liés à des codes QR dynamiques pour donner aux clients potentiels un accès aux catalogues de produits ou aux supports promotionnels. Les marques de soins de la peau, les producteurs de boissons et les fabricants utilisent cette méthode pour éliminer le besoin de contenu imprimé encombrant, favorisant ainsi un marketing respectueux de l’environnement et permettant de toucher un public plus large.
Éducation
Avec l’apprentissage en ligne qui devient rapidement une constante dans les écoles, les matrices QR ont facilité le partage de notes de cours, de devoirs ou de matériaux de lecture supplémentaires par les enseignants. Ils peuvent les intégrer dans des documents ou des portails en ligne. Les codes QR sont également utilisés dans les bibliothèques, permettant aux gens d’accéder aux catalogues et de consulter la disponibilité des livres.
Immobilier
Dans l’immobilier, la distribution de listes de propriétés détaillées via des codes scannables facilite la tâche des agents pour distribuer leurs codes à plusieurs clients et mettre à jour régulièrement les annonces. Les matrices QR peuvent également mener à des visites virtuelles de maisons et aux sites web des agents immobiliers pour stimuler l’engagement.
Problèmes courants avec les codes QR et comment les résoudre
Bien que les codes QR soient faciles à utiliser, parfois, vous devez les dépanner car ils rencontrent des problèmes qui affectent leur fonctionnalité. Ces problèmes peuvent aller de codes flous à des couleurs inversées et des problèmes de placement. Les problèmes les plus courants avec les codes QR et comment les résoudre sont :
Fichiers d’image de code QR de mauvaise qualité
Si la résolution du code QR est faible, il peut ne pas être scanné correctement. Par conséquent, vous devez toujours télécharger des images de codes QR de haute qualité pour l’impression et le partage. Alternativement, vous pouvez utiliser un logiciel pour augmenter la résolution de l’image de votre code.
Placement inefficace
Lors du placement des codes QR pour le scan, vous devez utiliser une surface plane et dégagée pour vous assurer que les parties scannables sont visibles. Lorsque vous placez des codes QR sur des surfaces courbes ou inégales, le scan peut être complexe et des erreurs sont plus susceptibles de se produire.
Absence de test
Lorsque les codes ne sont pas testés avant leur distribution, les utilisateurs se retrouvent frustrés lorsqu’ils ne fonctionnent pas lors du scan. Pour être sûr, testez vos matrices QR sur plusieurs appareils avant de les distribuer. De plus, il est utile de faire tester les codes par d’autres personnes en tant qu’utilisateurs fictifs et d’utiliser différents modèles d’appareils que vous essayez de scanner.
Les tests aident également à répondre à la question « Mon smartphone peut-il scanner les codes QR ? » et vous permettent de prévenir les utilisateurs si leur appareil pourrait être incompatible à l’avance.
Inversion des couleurs
L’inversion des couleurs d’un QR code le rend inefficace. Les images QR avec des arrière-plans sombres échouent parfois à être scannées. Pour éviter cette erreur, il est préférable d’utiliser la fonction d’arrière-plan clair et de lignes foncées standard pour un code QR. Vous pouvez insérer votre logo de marque à des fins marketing plutôt que de changer les couleurs de fond et de premier plan pour correspondre à votre entreprise.
Liens cassés
Les codes QR statiques deviennent inutiles lorsque leurs liens sont cassés. Pour les liens que vous devez mettre à jour constamment, assurez-vous d’utiliser des codes QR dynamiques et testez-les pour vous assurer qu’ils fonctionnent toujours après la mise à jour du lien.
Foire aux questions
Puis-je créer un code QR pour un document ?
En utilisant des outils comme ViralQR.com, vous pouvez facilement créer des codes QR pour des documents. Si vous mettez constamment à jour vos documents ou supprimez des fonctionnalités, utilisez une matrice QR dynamique pour une meilleure accessibilité.
Comment créer un code QR pour un PDF gratuitement ?
Pour créer un code QR gratuit pour un PDF, vous devez obtenir un bon compte générateur de code QR pro, convertir le document PDF en un fichier accessible via un lien et utiliser un code QR dynamique afin que si le lien est mis à jour ou cassé, cela n’affecte pas votre code QR. Vous pouvez créer des codes QR gratuits sur le web ou sur votre PC.
Comment transformer un fichier en un code QR ?
Pour convertir un fichier en un code QR, vous devez le télécharger sur un stockage cloud et le lier à un code QR généré par un générateur de code.
Comment ajouter un code QR dans un document Word ?
Assurez-vous d’avoir une image de code QR en haute résolution, puis insérez-la dans un document Word. Intégrez l’image dans le document, et voilà ! Vous avez un code QR dans votre document Word.
Conclusion
La création de codes QR rend vos fichiers facilement accessibles et simplifie le partage d’informations. Avant de créer une matrice QR, vous devez vous assurer que vous comprenez son utilisation, la fréquence à laquelle elle sera mise à jour (ou si elle le sera un jour) et quel type de fichier il s’agit. Ensuite, choisissez entre des codes QR statiques ou dynamiques pour votre document.
N’oubliez pas que les codes QR statiques ne peuvent pas être mis à jour une fois créés, et si vous mettez à jour le lien, le code-barres statique ne fonctionnera plus. Quant aux codes dynamiques, vous pouvez les mettre à jour constamment et modifier les informations qu’ils contiennent pour répondre à vos besoins.
Un test et un placement appropriés garantiront que vos codes QR sont toujours fonctionnels et accessibles. Commencez à créer vos codes QR dès aujourd’hui, et vous rendrez le partage de documents beaucoup plus simple !
